Mūsdienu printeru svarīgākās funkcijas: no digitalizācijas līdz mākoņpakalpojumiem

Printeri  mūsdienu birojā jau sen vairs nav paredzēti tikai dokumentu drukāšanai. Mūsdienās tie ir daudzfunkcionālas viedās ierīces, ko izmanto biroja ikdienas procesos un tādos uzdevumos kā informācijas digitalizācija, datņu koplietošana, dokumentu drošības nodrošināšana un ikdienas procesu automatizācija. Pareizi izvēlētas šādu ierīču funkcijas ne tikai ļauj darbiniekiem ietaupīt laiku un darbības izmaksas, bet arī ievērojami samazina cilvēcisko kļūdu iespējamību un veicina efektīvu sadarbību.
Tāpēc, izvēloties ierīci, ir svarīgi ņemt vērā ne tikai printera cenu, bet arī tā piedāvātās funkcijas. Tas ir īpaši svarīgi, izvēloties birojam paredzētus lāzerprinterus  vai daudzfunkcionālās ierīces.
 

Digitalizācija un OCR: papīra dokumentu pārveidošana rediģējamos failos

Viena no mūsdienu printeru noderīgākajām funkcijām ir OCR (optiskā rakstzīmju atpazīšana). Šī tehnoloģija ļauj atpazīt tekstu skenētā dokumentā un pārveidot to digitālos datos.
Tas nozīmē, ka, skenējot papīra līgumu, rēķinu vai jebkuru citu dokumentu, jūs varat uzreiz iegūt rediģējamu Word vai Excel datni vai PDF dokumentu, kurā var meklēt tekstu.
Tas var ievērojami saīsināt datu ievades procesu – tā vietā, lai katra dokumenta informāciju ievadītu sistēmā manuāli, dokumentus vienkārši noskenē, un teksta informācija tiek automātiski atpazīta ar OCR palīdzību.
 

Integrācija ar mākoņpakalpojumiem: ērts darbs ar OneDrive, Google Drive un Dropbox

Vairumu mūsdienu printeru var integrēt ar populārajiem mākoņkrātuves pakalpojumiem –  OneDrive, Google Drive un Dropbox. Tas ļauj iztikt bez starpposma – skenētie dokumenti vairs nav vispirms jāsaglabā datorā, bet tos var nosūtīt tieši uz mākoni.
Šī funkcija ir īpaši noderīga komandām, kas strādā hibrīda darba režīmā un ikdienā apstrādā lielu apjomu koplietotu dokumentu. Izmantojot šo funkciju, visus skenētos dokumentus var saglabāt tieši kopīgajā uzņēmuma mapē, un tiem var pastāvīgi piekļūt gan pārlūkprogrammā, gan no printera.
Piemēram, darbinieks saņem ar roku parakstītu līgumu, kas parasti būtu jānoskenē un jāsaglabā datorā, bet pēc tam jānosūta kolēģiem pa e-pastu. Izmantojot mākoņpakalpojumu integrāciju, šīs darbības vairs nav nepieciešamas, un dokuments pēc skenēšanas nekavējoties kļūst pieejams kolēģiem kopīgajā mapē.
 

Bezvadu un mobilā drukāšana no jebkuras ierīces

Vēl viena svarīga mūsdienu printeru iezīme ir spēja drukāt bez fiziskas pieslēgšanās datoram. Izmantojot Wi-Fi Direct, AirPrint vai īpašas lietotnes, dokumentus var izdrukāt tieši no viedtālruņa vai planšetdatora.
Tas ir ātrs un ērts drukāšanas veids gan darbiniekiem, kuri bieži pārvietojas starp dažādām darba vietām, gan biroja viesiem. Ja vajadzīgās datnes ir tālrunī vai planšetdatorā, tās nav vispirms jāpārsūta uz datoru – tās var uzreiz izdrukāt, ierodoties birojā.
 

Konfidenciāla drukāšana un drošība: dokumentu aizsardzība ar PIN kodu vai karti

Birojā drukātie dokumenti bieži satur sensitīvu informāciju – finanšu datus, konfidenciālu līgumu informāciju, klientu vai darbinieku personas datus. Tāpēc ir svarīgi nodrošināt, lai šāda informācija būtu pieejama tikai tām personām, kurām ir tiesības ar to rīkoties.
Secure Print vai Follow-me Print funkcijas palīdz nodrošināt, ka dokuments tiek drukāts tikai tad, kad atbildīgais darbinieks ir autentificējies ierīcē. To var izdarīt, izmantojot PIN kodu, darbinieka karti vai citu autentifikācijas metodi.

Piemēram, finanšu nodaļas darbinieks nosūta drukāšanai algas aprēķinu, taču dokuments netiek uzreiz izdrukāts – tas tiek izdrukāts tikai pēc tam, kad darbinieks pieiet pie printera un autentificējas ar PIN kodu vai karti. Tas nodrošina dokumentu drošību un samazina konfidenciālas informācijas noplūdes risku.
 

Automātiskās dokumentu pēcapstrādes funkcijas: skavošana, locīšana un caurumošana

Ja birojā periodiski tiek gatavoti lieli pārskati, prezentācijas vai dokumentu komplekti, ir vērts izvēlēties drukas iekārtas ar papildu dokumentu pēcapstrādes funkcijām, piemēram, skavošanu, locīšanu un caurumošanu.
Šīs funkcijas būtiski veicina procesu automatizāciju, jo samazina manuālā darba apjomu. Laiku, kas iepriekš bija jāvelta dokumentu skavošanai vai locīšanai, var izmantot citiem darba uzdevumiem.
 

Viedās ECO funkcijas un enerģijas taupīšanas režīmi

Mūsdienu lāzerprinteru funkcijas var palīdzēt ne tikai samazināt ietekmi uz vidi, bet arī optimizēt printera ekspluatācijas izmaksas. Šim nolūkam tiek izmantotas dažādas ECO funkcijas un enerģijas taupīšanas režīmi, kas ļauj efektīvāk izmantot papīru un elektroenerģiju:

• Automātiska divpusēja drukāšana samazina papīra patēriņu;
• Dubultās skenēšanas (dual scan) funkcija ne tikai palīdz ietaupīt laiku, bet arī samazina enerģijas patēriņu;
• Toneri ar zemu kušanas temperatūru var palīdzēt samazināt enerģijas patēriņu drukāšanas laikā;
• Viedais miega režīms samazina elektroenerģijas patēriņu, kad ierīce netiek lietota, piemēram, naktī;
• Eco-Print funkcija ir noderīga, ja printeris ir miega režīmā – saņemot drukas uzdevumu, tiek aktivizēti tikai drukāšanai nepieciešamie komponenti, un vadības ekrāns paliek izslēgts.

 

Izvēlieties ne tikai pēc cenas

Tātad, izvēloties drukas iekārtu biroja ikdienas uzdevumiem, printera cenai nevajadzētu būt vienīgajam kritērijam. Daudzos gadījumos biroja vidē, kur tiek strādāts ar lielāku dokumentu apjomu vai tiek izmantots hibrīda darba režīms, ir vērts apsvērt daudzfunkcionālu printeri ar papildu funkcijām, piemēram: OCR, integrāciju ar mākoņpakalpojumiem, mobilo druku, dokumentu aizsardzību, izdrukāto dokumentu automātisku pēcapstrādi, ECO režīmus. Tas var ne tikai ievērojami optimizēt ikdienas darba procesus, bet arī palīdzēt samazināt izmaksas.
Vai pašlaik meklējat drukas risinājumus savam birojam? Sazinieties ar mums – palīdzēsim izvēlēties printeri, ņemot vērā jūsu darba procesus, dokumentu apjomu un vajadzības.