Kas ir dokumentu pārvaldības sistēma (DMS)?
Dokumentu pārvaldības sistēma (DMS) ir risinājums, kas palīdz uzņēmumiem vienuviet glabāt visus dokumentus un automatizēt ar tiem saistītos procesus — sākot no dokumentu izveides un reģistrēšanas līdz to apstiprināšanai un arhivēšanai. Šāda sistēma ļauj samazināt papīra dokumentu daudzumu, paātrina nepieciešamās informācijas atrašanu un nodrošina sakārtotu, pārskatāmu informācijas apriti visā organizācijā.
Ar DMS iespējams:
✔ glabāt dokumentus centralizēti vienotā sistēmā;
✔ automatizēt dokumentu apstiprināšanas procesus;
✔ ātri un ērti atrast dokumentus, izmantojot paplašināto meklēšanu;
✔ savienot dokumentu pārvaldību ar ERP un CRM sistēmām.
Aizpildiet formu un noskaidrojiet, kā dokumentu pārvaldības sistēma var tikt izmantota jūsu organizācijā.
Nevēlaties aizpildīt formu? Sazinieties ar mums tieši:
📞 Tālr.: +371 674 91149
✉️ E-pasts: U2FsdGVkX19PCNpctHujUVC10/haT/OTA768KfBTBf1pijimtLELnItKDKkOQYjM
Dokumentu pārvaldības sistēmas galvenās priekšrocības
Uzlabota dokumentu pārvaldība
Vienkāršojiet dokumentu reģistrēšanu, apstiprināšanu un arhivēšanu, automatizējot šos procesus un būtiski samazinot manuālā darba apjomu.
Centralizēta dokumentu krātuve
Visi uzņēmuma dokumenti tiek glabāti vienā sistēmā un ir viegli pieejami, izmantojot meklēšanas funkcionalitāti.
Savienojamība ar uzņēmuma sistēmām
DMS ļauj integrēt ERP, CRM, grāmatvedības un citas uzņēmuma sistēmas, nodrošinot nepārtrauktu un efektīvu datu apmaiņu.
Droša dokumentu pārvaldība
Dokumentu drošību un izsekojamību nodrošina piekļuves kontroles rīki un dokumentu versiju vēsture.
Kā darbojas dokumentu pārvaldības sistēma?
Dokumentu pārvaldības sistēma automatizē dokumenta pilno dzīves ciklu — sākot no tā saņemšanas vai izveides līdz drošai arhivēšanai. Sistēma palīdz organizācijām kontrolēt dokumentu plūsmu, piešķirt uzdevumus darbiniekiem un reāllaikā uzraudzīt katra dokumenta statusu. Tipiska dokumenta virzība sistēmā notiek šādi:
- Dokumentu reģistrācija . Dokumentus iespējams ievietot sistēmā manuāli vai tos automātiski importēt no e-pasta, skeneriem vai citām uzņēmuma sistēmām.
- Dokumentu izsūtīšana . Sistēma automātiski nosūta dokumentus atbildīgajiem darbiniekiem, pamatojoties uz iepriekš noteiktajiem noteikumiem un darba procesiem.
- Pārbaude un apstiprināšana . Darbinieki var dokumentus pārskatīt, pievienot komentārus un tieši sistēmā apstiprināt vai noraidīt.
- Arhivēšana un meklēšana . Apstiprinātie dokumenti tiek glabāti centralizētā krātuvē, kur tos ātri un ērti var atrast, izmantojot paplašinātās meklēšanas funkcijas.
Dokumentu pārvaldības sistēma tādējādi nodrošina vienmērīgu dokumentu plūsmu visā organizācijā un būtiski atvieglo manuālā darba apjomu.
Iepazīstieties ar dokumentu pārvaldības sistēmas darbību
Noskatieties īsu video demonstrāciju, kas ilustrē, kā Konica Minolta dokumentu pārvaldības sistēma ļauj reģistrēt dokumentus, organizēt apstiprināšanas procesus un glabāt informāciju vienotā platformā.
Galvenās dokumentu pārvaldības sistēmas funkcijas
Apskatiet galvenās iespējas, kas ļauj automatizēt dokumentu procesus un efektīvi pārvaldīt organizācijas informāciju.
Vienkārša darba procesu pārvaldība
Izveidojiet un konfigurējiet darba procesus, izmantojot vilkšanas un nomešanas (drag-and-drop) saskarni.
Ērta piekļuve dokumentiem
Dokumentiem var viegli piekļūt gan tīmekļa pārlūkprogrammā, gan mobilajās ierīcēs.
Pielāgojama sistēmas konfigurācija
Sistēmu iespējams viegli pielāgot dažādiem uzņēmuma procesiem un vajadzībām.
Reāllaika procesu pārvaldība
Uzraugiet dokumentu statusu un darba procesu progresu vienotā sistēmā.
Samazinātas administratīvās izmaksas
Automatizācija palīdz optimizēt administratīvos procesus un samazināt izmaksas.
Datu drošība
Piekļuves kontrole un audita funkcijas nodrošina dokumentu drošību.
Integrācijas
Nevainojama integrācija ar ERP, CRM un citām zņēmuma sistēmām.
Mūsdienīga lietotāja saskarne
Intuitīva saskarne ļauj lietotājiem ātri uzsākt darbu.
Paplašināta dokumentu meklēšana
Ātri atrodiet dokumentus pēc nosaukuma, satura, metadatiem vai dokumenta veida.
Dokumentu procesu automatizācija
Ar Konica Minolta dokumentu pārvaldības sistēmu iespējams izstrādāt un automatizēt dokumentu aprites procesus — sākot no reģistrācijas līdz apstiprināšanai un arhivēšanai.
Katrs sistēmas process sastāv no dažādiem posmiem, kuros dokumenti tiek nodoti no viena darbinieka vai nodaļas citai. Tas ļauj izveidot skaidru un organizētu darba secību, uzlabojot procesa uzraudzību un atbildības sadali.
Izmantojot vizuālu procesu modelēšanas rīku, organizācijas var definēt dokumentu aprites ceļus, piešķirt atbildīgos darbiniekus, noteikt termiņus, konfigurēt automātiskus paziņojumus, kā arī izveidot apstiprināšanas vai noraidīšanas scenārijus.
Tas ļauj pilnībā automatizēt uzņēmuma procesus, samazina kļūdu risku un nodrošina vienmērīgu dokumentu apriti visā organizācijā.
Funkcijas, pielāgotas jūsu vajadzībām
Dokumentu pārvaldības sistēmu var izmantot dažādos organizācijas procesos — sākot no rēķinu apstrādes un līgumu pārvaldības līdz personāla dokumentu administrēšanai.
Daudzveidīgas uzņēmuma lietojumprogrammas
Gatavās risinājumu lietojumprogrammas ar funkcijām, kas īpaši pielāgotas katras nodaļas vajadzībām.
Dokumentu pārvaldība un uzraudzība
Glabājiet visus dokumentus vienā vietā, tā samazinot iespēju, ka dokumenti pazūd vai tiek nepareizi novietoti.
Uzņēmuma procesu modelēšana
Iebūvētais redaktors ļauj patstāvīgi izveidot un mainīt procesus, bez programmētāju iesaistes, papildu izmaksām vai kavēšanās.
Digitālā rēķinu un dokumentu pārvaldība
Rēķinu un citu dokumentu apstrāde elektroniski ievērojami saīsina apstrādes laiku un samazina izmaksas.
Uzdevumu un ikdienas darbu automatizācija
Dokumentu pārvaldības sistēma var paātrināt darba procesus līdz pat 70%. Apskatiet mūsu gadījumu izpētes, lai redzētu, kā mēs vienkāršojam ikdienas darbu tūkstošiem uzņēmumu.
Veidlapas un e-paraksti
Veidlapu aizpildīšana un elektroniskie paraksti – ātri, droši un likumīgi.
Cenu piedāvājums dokumentu procesu automatizācijas risinājumiem
Konica Minolta Dokumentu pārvaldības sistēma ļauj organizācijām automatizēt plašu dokumentu procesu klāstu — sākot no rēķinu apstiprināšanas līdz līgumu un personāla dokumentu pārvaldībai.
Jūs varat sākt ar vienu procesu un vēlāk paplašināt sistēmu atbilstoši jūsu organizācijas vajadzībām, pievienojot jaunus darba procesus un integrācijas ar citiem uzņēmuma sistēmu risinājumiem.
Pieejamie procesi: rēķinu apstiprināšana (pieejama API integrācija) , līgumu koordinēšana , līgumu arhivēšana , personāla dokumentu pārvaldība.
Tie ir tikai daži no visbiežāk izvēlētajiem procesiem — sistēmu var pielāgot arī daudziem citiem organizācijas darba procesu veidiem
Papildu dokumentu procesus var iegādāties no 49 € / mēnesī. Jauni procesi var tikt ieviesti jebkurā brīdī, ļaujot sistēmai viegli pielāgoties jūsu organizācijas vajadzībām.
Papildus šajā lapā minētajiem piemēriem, sistēmu var pielāgot arī citiem procesiem, piemēram, iepirkumiem, projektu vadībai, kvalitātes nodrošināšanai vai iekšējās dokumentācijas pārvaldībai.
Ja vēlaties uzzināt vairāk par citām automatizācijas iespējām un cenām, sazinieties ar mums, un mēs sagatavosim jūsu organizācijai individuālu piedāvājumu.
Savienojamība ar uzņēmuma sistēmām
Konica Minolta Dokumentu pārvaldības sistēma ļauj integrēt sistēmu ar dažādām uzņēmuma platformām, tostarp ERP (uzņēmumu resursu plānošana), CRM (klientu attiecību pārvaldība), grāmatvedības un HR sistēmām. Integrācijas nodrošina automātisku datu apmaiņu starp dokumentu pārvaldības sistēmu un citām platformām, garantējot vienmērīgu un nepārtrauktu informācijas plūsmu visā organizācijā.
Sistēmu var savienot ar platformām, piemēram, SAP, Microsoft Dynamics, Oracle, Zoho, Agile CRM, Pipedrive, DocuSign, Dokobit un citām.
Ekspertu skatījums uz dokumentu pārvaldības sistēmām
“Strādājot ar plašu uzņēmumu loku, mūsu mērķis ir palīdzēt organizācijām kļūt efektīvākām un labāk koncentrētām uz saviem mērķiem. Mēs esam vairākkārt redzējuši, kā Konica Minolta Dokumentu pārvaldības sistēma būtiski uzlabo ikdienas darbības — automatizējot atkārtotus uzdevumus, samazinot dokumentu apjomu un ietaupot darbinieku vērtīgo laiku.
Uzņēmumiem, kas vēlas optimizēt darbības, samazināt izmaksas un ļaut speciālistiem koncentrēties uz augstākas pievienotās vērtības uzdevumiem, dokumentu pārvaldības sistēma nav tikai instruments — tā ir ieguldījums produktivitātē un digitālajā transformācijā.”
___
Valentinas Boguševičius
ITS departamenta vadītājs
Uzziniet, kā dokumentu pārvaldības sistēma var optimizēt jūsu organizācijas procesus.
Aizpildiet veidlapu, un mūsu speciālisti sazināsies ar jums, lai prezentētu dokumentu pārvaldības sistēmas iespējas.
✔ Konsultācija ilgst aptuveni 15 minūtes
✔ Parādīsim, kā risinājums darbojas
✔ Novērtēsim jūsu dokumentu procesus
Konsultācija tiek sniegta bez maksas un bez jebkādām saistībām.
Nevēlaties aizpildīt formu? Sazinieties ar mums tieši:
📞 Tālr.: +371 674 91149
✉️ E-pasts: U2FsdGVkX1903wolqR5GDbGarHwLoyh0MZc9od45GmLG/LP4H1IX7eUkWNK8Dyno