Kāpēc izvēlēties ScanFlow rēķinu apstrādei?
Efektīva dokumentu pārvaldība mūsdienu uzņēmējdarbībā nav izvēles jautājums - tā ir nepieciešamība. Daudzi darbinieki joprojām tērē daudz laika atkārtotu uzdevumu veikšanai, piemēram, dokumentu skenēšanai, apstrādei un izsūtīšanai — nosūtot tos kolēģiem, augšupielādējot CRM sistēmās vai glabājot digitālajos arhīvos.
Dokumentu digitalizācija tiek veikta, izmantojot OCR (Optical Character Recognition — optisko rakstzīmju atpazīšanu) tehnoloģiju, kas ļauj identificēt un atlasīt teksta un skaitļu datus no dokumentiem.
Mūsdienu organizācijās liela daļa dokumentu joprojām tiek saņemta dažādos formātos — e-pastā, PDF failos vai papīra dokumentos. Manuāla datu ievade no rēķiniem un citiem dokumentiem ir laikietilpīga un palielina kļūdu risku.
Konica Minolta ScanFlow for Invoices risinājums ļauj organizācijām automatizēt rēķinu digitalizāciju, datu atpazīšanu un datu pārsūtīšanu uz uzņēmuma sistēmām.
Izmantojot modernus OCR algoritmus, sistēma automātiski atlasa no dokumentiem svarīgāko informāciju un pārsūta to uz grāmatvedības, ERP vai dokumentu arhivēšanas sistēmām.
Automatizētā dokumentu digitalizācija var tikt integrēta ar DMS, lai maksimāli vienkāršotu un optimizētu dokumentu pārvaldību.
Vienkāršāka dokumentu pārvaldība un digitalizācija
OCR algoritmi ir dokumentu digitalizācijas procesa pamatā. Tie ļauj datoriem nolasīt un atpazīt tekstu no fiziskiem dokumentiem, piemēram, papīra failiem, attēliem vai PDF formāta dokumentiem.
Izmantojot OCR tehnoloģiju, dokumentos esošā informācija tiek automātiski atpazīta un pārvērsta digitālā formātā, ļaujot automatizēt datu ievadi un pārsūtīšanu uz uzņēmuma sistēmām.
Kā darbojas automātiskā rēķinu digitalizācija?
Automātiskā rēķinu digitalizācija ļauj organizācijām novērst manuālu datu ievadi un automatizēt visu dokumentu apstrādes procesu — no dokumentu saņemšanas līdz to reģistrēšanai uzņēmuma sistēmās. Procesā parasti ietilpst vairākas darbības:
Dokumentu saņemšana
Dokumenti var tik iesūtīti no dažādiem avotiem, piemēram, e-pasta ziņojumiem, skeneriem, serveriem vai mapēm.
OCR datu atpazīšana
Sistēma automātiski identificē galvenos datus, piemēram, rēķina numuru, piegādātāju, datumu, summu un PVN.
Datu pārsūtīšana uz sistēmām
Atpazītie dati tiek automātiski pārsūtīti uz grāmatvedības sistēmām, ERP platformām vai dokumentu arhīviem, kas ļauj dokumentu pārvaldību veikt ātrāk un efektīvāk.
Rezultātā organizācijas var samazināt manuālo darbu, paātrināt dokumentu apstrādi un samazināt kļūdu risku.
Risinājuma priekšrocības
Konica Minolta ScanFlow for Invoices risinājums ļauj automatizēt rēķinu apstrādi, samazināt manuālo darbu un nodrošināt vienmērīgu integrāciju ar uzņēmuma sistēmām.
Intuitīvs lietotāja interfeiss
Viegla integrācija ar grāmatvedības un dokumentu pārvaldības sistēmām
Spēja apstrādāt rēķinus pa pozīcijām
Ieviešana un pielāgošana atbilstoši klienta vajadzībām
Iespēja sasaistīt rēķinus ar līgumiem un citiem dokumentiem
Līdz 95% mazāk papīra rēķinu
Automātiska veidņu atpazīšana un integrācija
- Automātiska dokumentu veidlapu atpazīšana
- Dati tiek atpazīti pēc: rēķina numura, uzņēmuma koda, maksājuma datuma, dokumenta datuma, summas, PVN summas un jebkuriem citiem laukiem atbilstoši klienta vajadzībām
- Datus var saņemt no dažādiem avotiem: e-pastiem, servera, mapēm utt
- Dati tiek aizpildīti automātiski, ar iespēju pielāgot datu ievadi
- Viegli savienojums ar klienta jau esošajām biznesa sistēmām, datubāzēm un citiem resursiem.
Integrācija ar uzņēmuma sistēmām
Viens no dokumentu digitalizācijas galvenajiem ieguvumiem ir iespēja savienot to ar organizācijas izmantotajām sistēmām. Automātiski atpazītos datus iespējams nodot:
- grāmatvedības sistēmām
- ERP platformām
- dokumentu arhīviem
- dokumentu pārvaldības sistēmām
Integrācijas nodrošina, ka dokumenti tiek apstrādāti vienotā ekosistēmā.
Rēķinu ievades laiks tiek samazināts līdz pat 90%
- Iespēja pārskatīt un koriģēt iegūtos datus.
- Piemērojams dažādiem dokumentu veidiem un elektroniskajai korespondencei.
- Iespēja pievienot papildu metadatus, piemēram, dokumenta veidu, apstiprinātājus, izmaksu centrus un citus laukus atbilstoši klienta vajadzībām.
- Atpazītie rēķini tiek saglabāti XML vai PDF formātā un automātiski augšupielādēti grāmatvedības un dokumentu pārvaldības sistēmās.
Ieguvumi no dokumentu automatizācijas
Automatizēta dokumentu apstrāde palīdz organizācijām optimizēt administratīvos procesus un samazināt darbības izmaksas.
Ieviešot dokumentu digitalizācijas risinājumus, uzņēmumi var:
- samazināt manuālas datu ievades laiku;
- paātrināt rēķinu apstiprināšanas procesus;
- samazināt kļūdu iespējamību;
- uzlabot dokumentu arhivēšanu.
Vai vēlaties iegūt vairāk informācijas vai pieteikties pakalpojumam?
Aizpildiet formu, un mūsu speciālisti sazināsies ar jums, lai izskaidrotu, kā Konica Minolta rēķinu digitalizācijas risinājumi var palīdzēt automatizēt jūsu dokumentu procesus.
✔ Konsultācija ilgst aptuveni 15 minūtes
✔ Parādīsim, kā risinājums darbojas
✔ Izvērtēsim jūsu dokumentu procesus
Konsultācija ir bez maksas un bez jebkādām saistībām.
Nevēlaties aizpildīt formu? Sazinieties ar mums tieši:
📞 Tālr.: +371 674 91149
✉️ E-pasts: U2FsdGVkX1/1fvulzK8dIXpzCZYa1tV+k9wHfvO3Tyg77UlhIIN4od2MYa37B0Es